HR & 行政

一、行政

行政人员每天都要面临各种繁杂琐碎的工作,虽然琐碎,却很重要。行政工作效率的提升对整个公司工作效率的提升有很大帮助。下面从几个小案例看看WPS云文档是如何提升行政人员办公效率的。

(一)搜集员工信息

行政人员通常需要给员工办各种证件和手续,如制作工牌和办理社保等。这时就需要收集员工的信息。有了云文档,你就不用再通过一个个发邮件或qq微信的方式收集了,直接创建一个文档分享给大家,让大家直接在文档里将信息填好即可。

(二)团建活动方案投票

为提高团队凝聚力,公司或部门通常会定期组织一些团建活动。WPS云文档能帮助行政更快确定团建活动方案。创建一个用于团建活动方案投票的文档,将待选团建活动方案一一列出,邀请全体员工加入协作。喜欢哪个方案就通过在方案右方写下自己的名字的方式进行投票,行政根据投票结果快速确定最终的团建方案。

(三)团队订餐统计

对于很多中小公司的员工来说,因为公司没有食堂,出去吃饭又不方便,午餐或晚餐常常会选择叫外卖的方式。为能让大家按时吃饭且避免将时间花在订餐这种琐事上,行政人员可以帮需要订餐的员工统一订餐。在团队文件夹里创建一个订餐需求统计文档,需要订餐的童鞋在订餐时间段内直接在文档里填好自己想订的饭,行政人员根据统计结果帮大家统一订。

二、人事

对于所有公司来说,人事工作都是一项非常重要的工作,然而由于协作不流畅,很多公司的人事工作效率并不高。WPS云文档能让人事工作的协作更加流畅。

(一)跟踪内部同事引荐的候选人

对于很多中小公司而言,想通过传统的招聘渠道招到优秀人才非常不容易。为此,很多公司开始发动内部员工,鼓励大家从各自人脉关系网中推荐比较优秀的潜在候选人,然后逐一跟踪这些候选人的情况并从中筛选。这时云文档就派上用场了。

首先,创建一个人事招聘文件夹,然后针对每个待招职位分别创建一个用于实时更新内部引荐人和候选人沟通进展的文档。引荐人直接在这个文档里填好自己引荐的候选人的详细信息,包括:姓名、职位头衔、目前/之前所在的公司、简历链接、引荐人和备注等。根据引荐人与候选人的实际沟通进展,再安排合适的人选参加面试。大家只需通过这一个招聘文件夹就能实时了解招聘进展。

(二)面试时间安排与评估

在对每一个候选人进行面试的时候,云文档同样可以用来作为面试日程安排与面试评估的面板。针对每位候选人创建一个文档作为面试面板,内容包括候选人姓名、面试职位、简历链接、面试时间安排和评估选项等。在面试过程中,面试官可以直接在这个文档里对候选人进行评估。

(三)新员工入职引导文档

新员工入职的时候,通常需要办很多手续,也有很多吃喝住行方面的信息需要快速了解。为了让新员工快速进入状态,可以为每一位新入职员工分别准备一份有针对性的“新员工入职引导文档”。新员工通过这一个文档就能快速了解各项入职须知,让入职引导更加人性化。

(四)人事规章制度的云端公告栏

人事直接创建一个用于公告人事规章制度的团队文件夹,并邀请所有公司员工进入这个团队文件夹。将公司的各项人事规章制度全放进去,如内容有更改,直接在文档里更新即可。无论员工何时查看这些信息,所看到的信息都是最新的。

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